Workshopsoftware

Workshops, die liefern

Wo viele Perspektiven gebraucht werden, können Fachleute mit XLeap alle relevanten Personen einbeziehen, ohne die Gruppe künstlich klein halten zu müssen, nur weil überkommene Mechanik mit größeren Gruppen nicht zurechtkommt.

Für klar abgegrenzte Arbeitsschritte können sie den Teilnehmerkreis passend zusammenstellen und eine kurze, fokussierte Arbeitssitzung ansetzen. XLeap gibt ihnen mehr Freiheit, Teilnehmerkreis und Dauer an die jeweilige Aufgabe anzupassen. Es muss nicht immer gleich ein ganzer Workshop sein.

Dass XLeap in Präsenz, virtuell über Standorte hinweg und hybrid funktioniert, erhöht die Flexibilität zusätzlich. Fachleute können genau die Personen einbeziehen, die die jeweilige Aufgabe erfordert – dann, wenn sie ansteht, und so lange, wie es nötig ist.

Auch für die Teilnehmer lohnt sich das. Ihre Zeit wird sinnvoll genutzt, und sie können einen relevanten Beitrag leisten. Der Workshop oder die Arbeitssitzung ist die Teilnahme wert. Das macht die Zusage zur nächsten Sitzung leichter.

In Workshops kommen Menschen zusammen. Das allein reicht oft schon, dass sich Teilnehmer zurückhalten – meist ohne darüber nachzudenken, und zwar selbst bei entspannter Atmosphäre und objektiv geringem persönlichen Risiko. Das ist menschlich verständlich, stellt aber den Zweck der Zusammenarbeit infrage: Wenn Informationen zurückgehalten oder beschönigt werden, ist auf die Ergebnisse kein Verlass.

Wo Ehrlichkeit zählt, kann der Organisator in XLeap Beiträge vom Absender lösen. Im Schutz der Anonymität können Teilnehmer frei sagen, was sie wirklich denken und wissen – für belastbare Ergebnisse, gerade wenn viel auf dem Spiel steht. Sie genießen die Freiheit, die Dinge so zu sagen, wie sie sie sehen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie das ankommt und möglicherweise auf sie zurückfällt.

Anonymes Beitragen löst ein zweites Problem. Es ist ebenso menschlich und kaum weniger folgenreich: Bei der Beurteilung eines Beitrags nehmen wir gerne die mentale Abkürzung „Wer hat’s gesagt?“. Position, Ansehen oder Gruppenzugehörigkeit beeinflussen dann das Urteil. Damit wird die zweite Grundlage belastbarer Workshop-Ergebnisse untergraben: die Urteilskraft der Teilnehmer.

Anonymität versperrt diese Abkürzung. Ideen und Argumente können nur nach ihrer Substanz beurteilt werden, nicht nach ihrem Absender. Und Teilnehmer können eine frühere Position ändern, ohne das Gesicht zu verlieren.

In einer Gesprächsrunde kann immer nur einer reden. Alle anderen haben Sendepause und müssen warten. Die Teilnehmer sind aber da, um etwas beizutragen oder zu hinterfragen. Die meiste Zeit genau daran gehindert zu sein, frustriert und lässt manche abschalten. Für Teilnehmer, die ohnehin ungern vor Gruppen sprechen oder Gründe haben, lieber nichts zu sagen, ist es eine willkommene Ausrede zu schweigen.

Das Gruppengespräch, in dem immer nur einer beitragen kann, ist kein Sonderfall, sondern Standard überkommener Workshop-Mechanik. Sequenzielles Beitragen erzeugt Warteschlangen und wird zum Flaschenhals. Das ist nicht nur ein Beteiligungsproblem. Es ist ein Produktivitätsproblem: Die meiste Zeit liegt ein Großteil der im Workshop versammelten Denk- und Urteilskraft brach.

XLeap beseitigt diese Beschränkung über die Workshop-Aktivitäten hinweg. Vom Brainstorming über die Bewertung bis zur Diskussion können Teilnehmer beitragen, sobald sie etwas beizutragen haben – gleichzeitig. Neue Beiträge sind sofort für alle sichtbar. Sie können andere anregen, ergänzt, hinterfragt oder direkt beantwortet werden. So wird die Zusammenarbeit hochdynamisch interaktiv.

Niemand muss um Redezeit kämpfen oder zum Reden gedrängt werden. Die Teilnehmer können einfach mitwirken. So kommt mehr von ihrem Wissen und ihrer Urteilskraft in den Workshop.

Workshops bringen meist weit mehr Themen, Ideen und Optionen hervor, als weiterverfolgt werden können oder sollten. Überkommene Bewertungsverfahren wie Klebepunkte oder einfache Abstimmungen machen Priorisierung langsam, grob und fehleranfällig. Moderierende können die Gruppe deshalb nicht so oft priorisieren lassen, wie es nötig wäre. Die Ergebnisse können täuschen. Wie die Ergebnisverantwortlichen sind auch die Teilnehmer zu Recht frustriert, wenn durch Fehlpriorisierung Workshopzeit an Nebensachen verloren geht und wichtige Themen liegen bleiben. Das stellt den Sinn ihrer Teilnahme infrage.

Das Problem schwacher Priorisierungsverfahren beschränkt sich nicht auf die Lenkung von Zeit und Aufmerksamkeit im Workshop. Entscheidungen mit Tragweite verlangen regelmäßig danach, Alternativen nach mehreren Kriterien zu vergleichen oder Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und weiteren Faktoren zu beurteilen. Für solche anspruchsvolleren Bewertungen sind überkommene Verfahren gänzlich ungeeignet.

Mit XLeap können Moderierende die Gruppe schnell und präzise priorisieren lassen, wie und so oft es ihre Vorgehensweise erfordert. Kriterien und Bewertungsmethode wählen sie passend zur Aufgabe. Teilnehmer geben ihre Bewertungen jeder für sich und unbeeinflusst ein. XLeap wertet sie laufend aus und stellt die Ergebnisse sofort bereit. Teilnehmer sehen, dass es mit rechten Dingen zugeht und ihre Zeit für Vorrangiges eingesetzt wird.

Um Entscheidungen mit Tragweite besser zu fundieren, lassen sich Alternativen in Mehrkriterienanalysen vergleichen. Zum Beispiel nach ihren Wirkungen auf mehrere Ziele, ihren Kosten, Risiken und weiteren Kriterien. Aussagekräftige Grafiken und übersichtliche Tabellen unterstützen die Auswertung im Workshop. Indikatorgrößen wie etwa „Risiko“ können dabei automatisch aus mehreren Kriterien berechnet werden.

Moderierende merken Uneinigkeit in der Gruppe meistens, sofern sie emotional aufgeladen ist. Sachliche Unterschiede im Urteil lassen sich dagegen nur selten verlässlich erkennen. Überkommene Bewertungsverfahren helfen dabei nicht: Klebepunkte und einfache Abstimmungen messen Übereinstimmung nicht. Ein mittlerer Wert kann breite Übereinstimmung bedeuten – oder stark unterschiedliche Urteile, die sich im Durchschnitt ausgleichen.

Mutmaßungen über Übereinstimmung sind ungenügend für belastbare Entscheidungen. Sie bieten auch keine Sicherheit, dass die Gruppe zu den Ergebnissen steht. Zudem mögen Teilnehmer es nicht, wenn Meinungsunterschiede einfach unter den Tisch fallen.

Die von XLeap bereitgestellten Mechanismen anonymes und gleichzeitiges Beitragen verbessern zunächst die qualitative Einschätzung. Teilnehmer können Widerspruch frei äußern, wann und wo er relevant ist, ohne persönliche Beziehungen zu belasten. Das gibt Moderierenden verlässlichere Anhaltspunkte. Ihre Einschätzung der Übereinstimmung bekommt eine objektivere Grundlage – bleibt aber eine Einschätzung.

XLeap Rating ergänzt die zweite Ebene: Messung. Die individuellen Bewertungen liegen digital vor und können in ihrer Verteilung ausgewertet werden. Für jeden Bewertungsgegenstand und jedes Kriterium sehen Moderierende, wo die Urteile übereinstimmen und wo sie auseinandergehen. Sie erkennen auch, ob Unterschiede innerhalb oder zwischen Teilnehmergruppen liegen.

Auf der Grundlage gemessener Übereinstimmung können Moderierende besser entscheiden, ob sie im geplanten Ablauf fortfahren oder zunächst Annahmen und Einwände zu kontroversen Punkten näher prüfen.

Moderierende müssen mit der Gruppe oft mehr Themen vertiefen, als die verfügbare Zeit hergibt.

Das Problem? In einer mündlichen Diskussion kann die Gruppe immer nur ein Thema vertiefen. Bei der Aufteilung in Kleingruppen kann sie mehrere Themen parallel bearbeiten. Doch dabei zerfällt der gemeinsame Kontext. Expertise oder Perspektiven, die in einer Diskussionsrunde gebraucht werden, sitzen womöglich in einer anderen. Und die eine Kleingruppe kann nicht von relevanten Erkenntnissen profitieren, die in einer anderen entstehen. Das anschließende Berichten im Plenum kostet Zeit, und ein großer Teil der Überlegungen hinter den Ergebnissen geht verloren.

XLeap löst dieses strukturelle Problem. Moderierende können mehrere Themen parallel zur Diskussion stellen, ohne den gemeinsamen Kontext aufzubrechen. Teilnehmer wählen selbst, zu welchen Themen sie beitragen, wechseln frei zwischen ihnen und steigen ein, wenn sie etwas Relevantes oder Unerwartetes entdecken. Sie tragen dort bei, wo sie etwas beizutragen haben. Weil die Diskussionen schriftlich geführt werden, sind Einstieg und Wiedereinstieg in ein Thema problemlos. Das Beitragen wird selbstbestimmt. Die Beteiligung wird sinnvoller, und der Workshop profitiert.

Das ist besonders bei hoch priorisierten Themen und bei Meinungsunterschieden wichtig, deren Ursachen verstanden werden müssen. Unterschiedliche Urteile beruhen oft auf unterschiedlichen Annahmen. Werden diese Annahmen sichtbar, lassen sie sich prüfen.

So können Moderierende mehr von dem vertiefen, worauf es ankommt, und besser verstehen, was hinter Meinungsunterschieden steckt.