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XLeap Prozessdesigner

Der Weg zu Ergebnissen

XLeap Prozessdesigner

Der Prozessdesigner ist das Werkzeug, mit dem Moderatoren die Vorgehensweise einer Session entwickeln.

Bei ihrem Umstieg auf XLeap übertragen Moderatoren und Berater meist ihre aktuellen Vorgehensweisen auf XLeap. Danach beginnen sie sehr schnell, ihre Vorgehensweisen direkt im Prozessdesigner zu entwickeln und anzupassen.

XLeap Vorgehensweisen ('Prozesse') können selbstverständlich

  • per Mausklick kopiert und wiederverwendet werden
  • jederzeit angepasst werden, falls nötig

XLeap Prozessdesigner mit Auswahl der Arbeitsbereiche

Auswahl von Prozesselementen

XLeap Host designing process

Entwicklung einer Vorgehensweise

Moderatoren 'bauen' den Prozess einer Session, indem sie die jeweils relevanten Arbeitsbereiche in der Werkzeugleiste auswählen und für die anstehenden Arbeitsaufträge konfigurieren. Dabei entwickeln Moderatoren rasch einen persönlichen Stil.

Die meisten Moderatoren fügen zunächst alle relevanten Arbeitsbereiche in der gewünschten Reihenfolge jeweils mit einer kurzen Arbeitsanweisung ('Instruktion') hinzu. Erst wenn der Gesamtprozess steht, nehmen sie die Feineinstellung der Arbeitsbereiche für den jeweiligen Arbeitsschritt vor.

Wenn, zum Beispiel, eine Gruppe eine Situation oder Lage vollständig erfassen muss, bevor ein Lösungsversuch erfolgversprechend erscheint, könnte ein Moderator zunächst Facetten der Situation brainstormen und kategorisieren lassen. Dann könnte es sinnvoll sein, die Gruppe die bestimmenden Faktoren herausarbeiten lassen, um dann zur Lösung überzugehen.   

In XLeap würde ein solcher Moderator

  1. Einen Brainstormbereich hinzufügen mit der Frage "Was ist los?"
  2. Einen Stimmzettel hinzufügen mit dem Kriterium 'Wichtigkeit' und der Skala 0 bis 10
  3. Einen Vertiefungsbereich hinzufügen mit der Frage "Warum ist das wichtig?"

Für diesen einfachen Prozess bräuchte der Moderator die Grundeinstellungen der Arbeitsbereiche nicht ändern. Allenfalls könnte er die Brainstormfrage ergänzen um eine Detailanweisung, etwa, "Bitte erwähnen Sie alles, was einen Einfluss auf die Situation haben könnte."

In der XLeap Session würde die Gruppe zunächst die Elemente der Situation brainstormen und in Themenordner sortieren. Die Moderatorin würde diese Elemente dann in den vorbereiteten Stimmzettel kopieren.

XLeap Prozessdesigner Hinzufügen eines Brainstormbereichs

Neuer Brainstormbereich: Stellen der Brainstormfrage

Nach Bewertung durch die Teilnehmer würde die Gruppe das Ergebnis unmittelbar auf Basis der Ergebnistabelle oder Grafik auswerten und entscheiden, welche hoch priorisierten oder kontroversen Faktoren im Vertiefungsbereich diskutiert werden sollten.

Prozessabschnitte

Moderatoren können ihren XLeap Prozess in Abschnitte aufteilen. Sie Nutzen diese Strukturierungsmöglichkeit auf unterschiedliche Weise.

Einige Moderatoren verzichten auf die Strukturierung durch Abschnitte, weil sie ihr Vorgehen auf mehrere kurze Sessions aufteilen. Andere Moderatoren verwenden Abschnitte zur Abgrenzung abstrakter Phasen, etwa:

  1. Abschnitt: Zeitversetzte Vorarbeiten
  2. Abschnitt: Arbeitssession (das eigentliche Meeting)
  3. Abschnitt: Zeitversetzte Abschluss- und Anschluss Tätigkeiten

Die meisten Moderatoren verwenden Abschnitte zur Kennzeichnung übergeordneter Prozessschritte, zum Beispiel:

  1. Abschnitt: Vorstellung/Eisbrecher
  2. Abschnitt: Verständnis des Problems
  3. Abschnitt: Erarbeitung wirksamer Lösungen
  4. Abschnitt: Machbarkeit und Zielkonflikte
XLeap Prozessdesigner mit Prozessabschnitten

Prozessdesigner mit Abschnitten und Zeitberechnung

Weitere Funktionalität

Der Prozessdesigner beinhaltet, was Moderatoren für die effiziente Ausarbeitung und Anpassung ihrer Vorgehensweisen benötigen:

Zeiten. XLeap kann Moderatoren beim Timing der Arbeitsschritte unterstützen. Wenn aktiviert, wird die zugewiesene Dauer von Aktivitäten zur Startzeit der Session addiert, um die Startzeit nachfolgender Arbeitsbereiche zu berechnen, also die Uhrzeit, zu der die Aktivität in diesem Arbeitsbereich beginnen sollte. Änderungen der Dauer eines Arbeitsbereichs führt automatisch zur Neuberechnung aller nachfolgenden Startzeiten und der für die gesamte Session ausgewiesene Zeitreserve oder Zeitüberschreitung.

Ziehen und fallenlassen. Alle Prozesselemente können mit der Maus verschoben werden.

Kopieren und einfügen. Abschnitte, Arbeitsbereiche, Pausen und Platzhalter können innerhalb einer Session und zwischen Sessions kopiert werden. Das Kopieren zwischen Sessions ist nützlich, um

  • Ergebnisse einer Session in einer nachfolgenden Session verfügbar zu machen
  • Gelungene Abfolgen von Arbeitsschritten in anderen Sessions wiederzuverwenden

Papierkorb. Löschungen verschieben Arbeitsbereiche, Platzhalter usw. in einen speziellen ‘Papierkorb’, aus dem diese wiederhergestellt oder endgültig verworfen werden können.