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ZEITGEMÄSSE WORKSHOP-MECHANIK
Gleichzeitig beitragen

In Workshops reden die Teilnehmer meist nacheinander. Einer trägt bei, alle anderen warten. Ideen, Fragen und Einwände stehen Schlange. Wer den Workshop leitet, muss nicht nur die Arbeit voranbringen, sondern auch die Redezeit verteilen. Manche Beiträge kommen gar nicht erst zum Zug.

XLeap Workshopsoftware ändert das. Teilnehmer können gleichzeitig beitragen, sobald sie etwas beizutragen haben – statt zu warten, bis sie an der Reihe sind. Beiträge können sofort aufgegriffen werden und weitere Gedanken, Fragen und Einwände auslösen.

Beitragen ohne zu warten · Mehr Wissen im Spiel · Mehr Tiefgang

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Die Verwaltung der Warteschlange

Wenn Teilnehmer nacheinander sprechen, kommt immer nur einer zu Wort. Alle anderen warten. Je größer die Gruppe, desto weniger Gelegenheit hat der Einzelne, überhaupt zu Wort zu kommen. Redezeit wird zum knappen Gut.

Und Videokonferenzen machen es nicht besser.

Wer den Workshop leitet, muss das Gespräch steuern: Teilnehmer, die noch nicht zu Wort gekommen sind, zum Beitrag ermutigen, andere bremsen, Wortmeldungen ordnen und entscheiden, wann ein Punkt weiterverfolgt wird und wann es weitergeht.

So wird aus der Leitung des Workshops schnell die Verwaltung knapper Redezeit. Das ist mühsam – und verbraucht Redezeit, anstatt sie zu schaffen. Regeln erklären, Wortmeldungen ordnen und den Gesprächsverlauf korrigieren: All das geht von der Zeit ab, in der Teilnehmer beitragen könnten.

Jemand muss entscheiden, wann genug gesagt ist, wann ein Gedankengang weiterverfolgt wird und wann es weitergeht. „Das ist interessant – bleiben wir noch dabei“ gibt einem Gedanken mehr Raum. „Guter Punkt – halten wir ihn fest und greifen ihn später wieder auf“ tut das Gegenteil.

Es hilft nichts. Der Workshop muss Ergebnisse liefern. Doch wer knappe Redezeit zuteilt, beeinflusst zwangsläufig, welche Gedankengänge vertieft und welche zurückgestellt werden.

Das ist keine schlechte Moderation. Die Mechanik verlangt es.

Egal wie taktvoll, solche Eingriffe bleiben nicht ohne Wirkung. Es kann irritieren, wenn der eigene Beitrag abgekürzt wird oder wenn man nur deshalb zum Sprechen aufgefordert wird, weil man bisher still war. Meist werden solche Eingriffe geschluckt. Vom Thema lenken sie trotzdem ab.

Diagramm: Die Redezeit wird unter den Teilnehmern aufgeteilt. Einer spricht, die anderen warten.

Jetzt dürfen Sie sprechen.

Behelfslösungen

Mehrere etablierte Methoden versuchen, die Grenzen eines einzigen Gesprächskanals zu überwinden. Zwei halten die Gruppe zusammen: Teilnehmer können parallel Karten schreiben oder reihum zu Wort kommen.

Eine dritte Möglichkeit schafft mehr Gesprächskanäle, indem die Gruppe in Kleingruppen aufgeteilt wird. Das schafft mehr Redezeit, teilt die Gruppe aber in getrennte Gespräche. Diesen Zielkonflikt betrachten wir auf der Seite Parallel diskutieren genauer.

Parallel Karten schreiben

Mit Karten und Post-its können Teilnehmer gleichzeitig schreiben. Beim klassischen stillen Kartenschreiben arbeitet allerdings jeder für sich. Die Teilnehmer können nicht sehen, hinterfragen, weiterentwickeln oder aufgreifen, was anderen gerade einfällt.

Für eine erste Sammlung funktioniert das gut. Deutlich weniger bringt es, wenn der Wert gerade daraus entstehen soll, dass Teilnehmer die Gedanken anderer anstoßen und weiterentwickeln.

Formelle Brainwriting-Methoden versuchen, diese Wechselwirkung herzustellen, indem schriftliche Beiträge weitergereicht werden, damit andere darauf aufbauen können. Doch die Interaktion bleibt selektiv. Ein Beitrag erreicht den Teilnehmer, an den er weitergegeben wird – nicht gleichzeitig alle, bei denen er Wissen, Erfahrungen oder neue Gedanken auslösen könnte.

Sobald die Karten eingesammelt und an die Wand gehängt werden, reduziert sich die Interaktion wieder auf einen Gesprächskanal. Die Gruppe bespricht, was die Karten bedeuten, was zusammengehört und was Aufmerksamkeit verdient. Wer die Karten anordnet, lenkt damit auch das Gespräch.

Durch digitale Whiteboards lässt sich die Kartenwand online abbilden. Die zugrunde liegende Mechanik ändert sich nicht.

Neues Werkzeug. Alte Mechanik.

Jeder kommt dran

Bei der Reihum-Methode (Round Robin) tragen die Teilnehmer nacheinander bei, damit jeder zu Wort kommt. Das löst ein reales Problem. Knappe Redezeit muss irgendwie verteilt werden.

Der Preis: Beitrag und Relevanz werden voneinander getrennt. Wer an der Reihe ist, soll etwas sagen – ob er gerade etwas beizutragen hat oder nicht. Wer etwas beizutragen hat, muss warten, bis er an der Reihe ist.

Das verändert mehr als nur den Rhythmus des Gesprächs. Gedanken müssen festgehalten werden, bis man drankommt. Aufmerksamkeit fließt in die Vorbereitung des eigenen Beitrags. Und wer unbedingt etwas sagen soll, ist versucht, bereits Gesagtes zu wiederholen oder die zugedachte Redezeit irgendwie zu füllen.

Das Round-Robin-Paradox: Sprechen, wenn man dran ist. Warten, wenn man etwas beizutragen hat.

Schon der Einsatz solcher Verfahren zeigt, dass die Konkurrenz um Redezeit als Problem erkannt wird. Knappe Redezeit gleichmäßiger zu verteilen löst dieses Problem. Der Preis dafür ist hoch.

Diagramm: Die Teilnehmer kommen reihum nacheinander zu Wort.

Warte, bis du dran bist – und hör allen gut zu!

Traditionelle Workshop-Diskussionen schaffen zwei miteinander verbundene Probleme. Beiträge werden überfrachtet. Die Aufmerksamkeit lässt nach.

Jetzt hast du die Gelegenheit!

Wer nicht weiß, wann er wieder zu Wort kommt, tut gut daran, die aktuelle Gelegenheit auszunutzen. Mehrere Punkte werden in einen Beitrag gepackt, auch wenn manches nicht mehr so ganz zum Stand der Diskussion passt. Und weil sich vielleicht keine spätere Gelegenheit zur Klärung bietet, bekommt jeder Punkt zusätzlichen Kontext, Einschränkungen, Vorbehalte und Erklärungen, die Missverständnissen vorbeugen sollen. Die Beiträge werden länger – und dabei eher weniger klar.

Längere Beiträge verlängern die Warteschlange. Bis jemand weiter hinten endlich zu Wort kommt, ist die Diskussion schon weiter. Manche zurechtgelegten Punkte passen jetzt nicht mehr so ganz. Doch eine lang erwartete Gelegenheit zu sprechen gibt man nicht leicht wieder her. Da greift man lieber bereits gemachte Punkte noch einmal auf, wiederholt seine Zustimmung oder signalisiert Unterstützung und Zugehörigkeit.

Das ist keine Disziplinfrage. Engagierten Teilnehmern, die mehrere Dinge beizutragen haben, fehlt ganz einfach die Möglichkeit, jeden Punkt dort einzubringen, wo er hingehört.

Ein Teufelskreis: Wer selten zu Wort kommt, packt mehr in seinen Beitrag und sichert seine Punkte stärker ab. Die Beiträge werden länger, diffuser und vorsichtiger. Die Warteschlange wächst. Mehr Punkte passen nicht mehr zum Stand der Diskussion. Mehr Moderationseingriffe verknappen die Redezeit weiter.

Und hör allen gut zu!

Gesprochene Beiträge lassen sich nicht überfliegen und, wenn sie irrelevant sind, auch nicht einfach überspringen. Teilnehmer können ihnen nur im Tempo des Sprechenden folgen. Wiederholen sich Beiträge oder sind sie für den Einzelnen wenig relevant, schweifen die Gedanken ab.

Jedem Sprecher die ungeteilte Aufmerksamkeit der Gruppe zu schenken mag respektvoll erscheinen. Doch Respekt gegenüber einem kann teuer erkauft sein – mit der Zeit aller anderen. In einem Workshop mit 15 Teilnehmern kostet ein dreiminütiger Beitrag 45 Teilnehmerminuten. Einer spricht. Vierzehn schweigen. Ihre Gedanken, Fragen und Einwände bleiben Privatsache.

Ungenutzte Teilnehmerzeit kostet Produktivität. Gravierender wird es, wenn ein größerer Teil der Gruppe abschaltet. Dann stellt sich schnell die Frage: Wozu Gedanken sorgfältig entwickeln und vortragen? Die Beiträge werden dünner. Die Diskussion verliert Energie, wird zäh und schließlich unproduktiv.

Teilnehmer sind während der Diskussion abgelenkt und denken an noch zu erledigende Aufgaben.

Beitragen, wenn es etwas beizutragen gibt

XLeap unterstützt unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit in dafür ausgelegten Arbeitsbereichen. Im Brainstorm-Arbeitsbereich können Teilnehmer Ideen entwickeln oder Vorschläge, Bedenken und Beobachtungen sammeln. Im Diskussions-Arbeitsbereich können sie ausgewählte Themen vertiefen und im Bewertungs-Arbeitsbereich Optionen bewerten und priorisieren. Im Präsentations-Arbeitsbereich lassen sich Informationen vermitteln und strukturierte Rückmeldungen einholen.

Alle können gleichzeitig zu derselben fokussierten Aufgabe beitragen, ohne darauf zu warten, dass jemand anderes fertig ist. Beiträge sind für die anderen sofort sichtbar. Die Teilnehmer verfolgen, was entsteht, konzentrieren sich auf das für sie Relevante und reagieren dort, wo sie etwas beizutragen haben. Sie können jeden Punkt dort einbringen, wo er hingehört, und ihn bei Bedarf erläutern oder weiterentwickeln. Niemand muss mehrere Punkte in einen Beitrag packen oder vorsorglich mit Kontext und Einschränkungen absichern.

Direkte Interaktion ersetzt die verwaltete Warteschlange, nutzt die Zeit der Teilnehmer produktiv und hält sie bei der Sache.

Diagramm: Alle Teilnehmer tragen gleichzeitig zur selben Aufgabe bei.

Schriftlich beizutragen senkt die Schwelle zur Beteiligung und beseitigt die Ausrede, wegen knapper Redezeit nicht zu Wort zu kommen. Wer sich vor einer Gruppe nur ungern zu Wort meldet, hat schriftlich meist kein Problem damit. Der Effekt geht über Persönlichkeitsunterschiede hinaus. In internationalen Gruppen haben Teilnehmer, die in einer Fremdsprache arbeiten, mehr Zeit, ihren Gedanken zu formulieren, und sind weniger von ihrer mündlichen Sprachgewandtheit abhängig.

Niemand muss gebremst werden, weil er zu viel beiträgt. Niemand muss nur deshalb zum Beitrag aufgefordert werden, weil er bisher still war. Statt die Warteschlange zu verwalten, kann sich die Person, die den Workshop leitet, auf die Sache konzentrieren: Ist die Gruppe inhaltlich auf Kurs? Was fehlt? Was muss geklärt oder weiterbearbeitet werden?

Die Moderation erfolgt weiterhin überwiegend mündlich. Aufgaben werden gestellt, Anweisungen erläutert und wichtige Punkte mündlich verdeutlicht. Im Raum sprechen die Teilnehmer direkt miteinander. Online übernimmt die Konferenzplattform die Sprachübertragung. Die XLeap-Arbeitsbereiche und Mechanismen bleiben dieselben.

Die Gruppe interagiert mündlich, wenn das die bessere Mechanik ist.

Der Unterschied ist die Wahlfreiheit. Nicht mehr jeder Beitrag braucht die volle Aufmerksamkeit der ganzen Gruppe.

Das Zusammenspiel der Mechanismen

Die sechs Workshop-Mechanismen von XLeap verstärken sich gegenseitig.

Wenn alle gleichzeitig beitragen können, können Sie die Stakeholder und Experten beteiligen, deren Wissen und Urteilskraft Sie brauchen. Anonym können diese offen sagen, was sie wissen und denken, ohne sich persönlich zu exponieren. Ihre Beiträge werden nach ihrer Substanz statt nach ihrem Absender beurteilt.

Mit passenden Bewertungsmethoden ermittelt die Gruppe, was vorrangig ist. Dabei misst XLeap automatisch, wo die Urteile übereinstimmen und wo erhebliche Unterschiede bestehen.

Mehrere wichtige oder kontroverse Themen kann die Gruppe gleichzeitig in der nötigen Tiefe diskutieren, ohne sich aufzuteilen. Auch dabei können alle gleichzeitig und bei Bedarf anonym beitragen.

Zusammen ermöglichen die Mechanismen bessere Lösungen und belastbarere Entscheidungen.

Sechs ineinandergreifende Zahnräder stehen für die sechs XLeap Workshop-Mechanismen und ihr Zusammenspiel.

Zusammen ermöglichen die Mechanismen bessere Lösungen und belastbarere Entscheidungen.

Mehr Beiträge lösen mehr aus

Mehr Beiträge geben den Teilnehmern mehr Impulse.

Eine Beobachtung wirft eine Frage auf. Eine Frage ruft eine Erfahrung in Erinnerung. Ein Einwand legt eine Annahme offen. Eine Verbindung eröffnet einen neuen Gedankengang. Ein Beitrag stößt den nächsten an. Und der wiederum den nächsten.

Teilnehmer haben nicht alles präsent, was sie wissen und was relevant sein könnte. Vieles wird erst durch Beiträge anderer wieder ins Gedächtnis gerufen. Je mehr Perspektiven ins Spiel kommen, desto mehr implizites Wissen kommt zum Tragen.

Genau darum geht es bei Zusammenarbeit. Teilnehmer hinterfragen, verknüpfen, fordern heraus und entwickeln weiter, was andere beitragen.

Das geht tiefer als Workshop-Mechanik von gestern erlaubt.

Teilnehmer reagieren gleichzeitig auf Beiträge anderer und entwickeln deren Gedanken weiter.

Mehr Impulse. Mehr Dynamik.

Jeder Gedanke dort, wo er hingehört

Wenn Teilnehmer nacheinander sprechen, entsteht Pfadabhängigkeit. Frühe Beiträge prägen, was folgt. Spätere Sprecher reagieren meist auf das, was zuletzt gesagt wurde. Einen völlig neuen Gedankengang einzubringen, kann wirken, als würde man die laufende Diskussion ignorieren oder bereits als abgeschlossen betrachten. Auf einen früheren Gedanken zurückzukommen, kann dagegen wirken, als sei man der Diskussion nicht gefolgt.

Diese Pfadabhängigkeit ist allerdings nicht zwingend. Ein Teilnehmer kann den Gesprächsfluss unterbrechen und zur ursprünglichen Frage zurückkehren. Doch je länger die Gruppe einem Gedankengang gefolgt ist, desto schwerer wird das sozial. Es braucht die Bereitschaft, sich gegen die Dynamik des Gesprächs zu stellen.

Vielen Teilnehmern fehlt eine solche Bereitschaft. Viele folgen dem einmal eingeschlagenen Pfad und verlieren dabei die ursprüngliche Aufgabe und frühere Punkte aus den Augen. Grundsätzlich andere Deutungen, Fragen oder Perspektiven bleiben unbetrachtet.

Gleichzeitiges schriftliches Beitragen durchbricht die Pfadabhängigkeit. Teilnehmer können neue Gedankengänge anstoßen, Beiträge anderer weiterentwickeln oder zu einem früheren Punkt zurückkehren, sobald ihnen dazu etwas Neues einfällt.

Neue Gedanken, wo sie hingehören – nicht nur am Ende.

XLeap macht spätere Ergänzungen leicht erkennbar. Teilnehmer sehen, wo etwas hinzugekommen ist, und können die relevanten Punkte aufgreifen.

Neue Gedanken anstoßen. Frühere wieder aufnehmen.

Dynamisch zusammenarbeiten

XLeap lässt Teilnehmer beitragen und aufeinander reagieren, ohne zu warten. Das Wissen und die Urteilskraft der Gruppe kommen zum Tragen. Mündliche Interaktion bleibt dort, wo gemeinsame Aufmerksamkeit einen Mehrwert schafft.

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